ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/PD/2024 z dnia 21 maja 2024 r. – Fundacja Związku Kultury Fizycznej "OLIMP"

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/PD/2024 z dnia 21 maja 2024 r.

W związku z realizacją projektu pn. „Pomocna dłoń 2024” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu numer 1/2023 pn. „Możemy więcej”, zapraszamy do złożenia oferty na świadczenie usługi: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników szkolenia dla osób słabowidzących i niewidomych oraz wynajem pomieszczeń do przeprowadzenia zajęć dla osób niepełnosprawnych.

Zamawiający:

Fundacja Związku Kultury Fizycznej „Olimp”, ul. Konwiktorska 9, 00 – 216 Warszawa, e-mail: olimpfundacja@gmail.com, www.fundacjaolimp.pl.

Zapytanie ofertowe dostępne jest na stronie www.fundacjaolimp.pl oraz w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, przy ul. Konwiktorskiej 9.

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa zakwaterowania i wyżywienia grupy 30 osób podczas trzech zjazdów szkoleniowych (każdy po 14 dób hotelowych) oraz wynajem pomieszczeń do przeprowadzenia zajęć z zakresu obsługi smartfonu dla osób słabowidzących i niewidomych organizowanego w ramach projektu „Pomocna dłoń 2024”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu numer 1/2023 pn. „Możemy więcej” w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (kod CPV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego, 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne).

Przedmiot zamówienia obejmuje:

– zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia dla 30 osób (w tym: 20 dorosłych osób niewidomych i słabowidzących – uczestników szkolenia) w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym;

– minimalne wyposażenie pokoju: 2 oddzielne łóżka, szafa ubraniowa, stolik, 2 krzesła, telewizor, bezpłatny i nielimitowany dostęp do Internetu;

– każdy z trzech zjazdów musi trwać 14 dób hotelowych;

– wszystkie trzy zjazdy muszą być zorganizowane w okresie pomiędzy 3 sierpnia 2024 i 17 listopada 2024 r.;

– terminy każdego z trzech zjazdów nie mogą na siebie nachodzić;

– zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników – 3 posiłki dziennie (śniadanie, obiad i kolacja – wszystkie posiłki w formie bufetu szwedzkiego);

– pierwszy posiłek to kolacja w dniu przyjazdu, ostatni posiłek to obiad w dniu wyjazdu grupy;

– ośrodek, w którym świadczona będzie usługa, musi znajdować się w województwie pomorskim i w granicach administracyjnych Gdańska lub Gdyni lub Sopotu lub w odległości maksymalnie 1 kilometra w linii prostej od linii brzegowej Morza Bałtyckiego;

– ośrodek, w którym świadczona będzie usługa, musi posiadać minimum kategorię hotelu trzygwiazdkowego, ustaloną zgodnie z obowiązującymi w Polsce regulacjami w zakresie wyznaczania standardów jakości w branży hotelarskiej (Ustawa o usługach turystycznych, rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie);

– ośrodek, w którym świadczona będzie usługa, musi spełniać standardy dostępności dla osób niepełnosprawnych zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa;

– ośrodek, w którym zakwaterowana będzie grupa, musi posiadać 5 pomieszczeń do przeprowadzenia szkolenia z zakresu obsługi smartfonu dla osób niewidomych i słabowidzących (każde dla 4 osób i 1 wykładowcy) przez 12 dni podczas każdego ze zjazdów;

– każde z w/w pomieszczeń musi mieć powierzchnię minimum 15 m.kw.;

– w/w pomieszczenia będą wykorzystywane przez 12 dni (począwszy od dnia następnego po dniu przyjazdu), po 8 godzin zegarowych: w godzinach porannych od 8.45 do 13.30, popołudniowych od 14.30 do 18.00 i wieczornych od 19.00 do 20.00;

– pomieszczenia szkoleniowe powinny być wyposażone minimum w: stoliki, krzesła i infrastrukturę techniczną umożliwiającą zainstalowanie 4 stanowisk komputerowych oraz laptopa wykładowcy (sprzęt komputerowy zapewnia Zamawiający);

– w każdym z pomieszczeń szkoleniowych musi być zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu;

– w cenie wynajmu sal musi się zawierać serwis kawowy składający się minimum z: kawy, herbaty, wody mineralnej oraz słodkich i słonych przekąsek.

Wymagania w stosunku do wykonawcy:

O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i są właścicielem obiektu. Oferty złożone przez pośredników (biura podróży, agencje turystyczne, konsorcja itp.) nie będą brane pod uwagę;
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Personel odpowiedzialny za usługi gastronomiczne powinien posiadać aktualne książeczki zdrowia. Obiekt musi spełniać warunki przewidziane dla hoteli/ośrodków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku).
d) nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

– uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

– posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,

– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

– pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełniania wymagania wskazanego w pkt. 3 a) , b), c) i d) Wykonawca złoży oświadczenie w formularzu oferty. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, dokumenty potwierdzające spełnianie wymagania: aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

Oferty częściowe

Oferty nie można dzielić.

Kryterium oceny ofert.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1) cena brutto ogółem (całkowity koszt) – 70%

Oferta z najniższą ceną uzyska 70 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione według następującego wzoru:

An = (a min/ a n) * 70 pkt, gdzie:

a min – cena minimalna wśród złożonych ofert

a n – cena zaproponowana przez oferenta n

2) standard i wyposażenie pomieszczeń szkoleniowych – 10 %

Oferta z najwyższym standardem sal otrzyma 10 pkt. w tej części oceny.

3) warunki pobytu (standard wyposażenia pokoi i łazienek) –20 %

Oferta z najwyższym standardem pokoi otrzyma 20 pkt. w tej części oceny.

4) W przypadku udokumentowania przez Oferenta doświadczenia w realizacji usługi wyżywienia i zakwaterowania na rzecz osób z niepełnosprawnością wzroku (grupa co najmniej 10 osób z niepełnosprawnością) w okresie ostatnich 3 lat, uzyska on dodatkowe 10 punktów. Doświadczenie musi być udokumentowane w postaci pisemnej rekomendacji wystawionej dla Oferenta przez korzystającego z usługi (firmę, instytucję, organizację pozarządową itp.).

5) W przypadku zaoferowania przez Oferenta dodatkowych świadczeń w cenie usługi może on otrzymać dodatkowe punkty (nie więcej niż 10 punktów).

W sumie Wykonawca może uzyskać maksymalnie 120 pkt. Wartość punktową podaje się w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.

W przypadku uzyskania jednakowej liczby punktów przez dwóch lub więcej oferentów Zamawiający zastrzega sobie prawo do określenia dodatkowego kryterium, którego ocena łącznie z punktacją uzyskaną za spełnienie powyższych kryteriów zdecyduje o dokonaniu ostatecznego wyboru.

Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się na posiedzeniu komisji. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentem, którego oferta została wybrana. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności.

Sposób przygotowania oferty.

Ofertę należy sporządzić na załączonym druku oferty, w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. Ewentualne poprawki w tekście oferty powinny być dokonane w sposób czytelny i parafowane.

Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy.

Cena powinna być wyrażona w kwocie brutto i przedstawiona poprzez wskazanie stawki jednostkowej, a także łącznej ceny przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować stałość cen jednostkowych przez cały czas trwania umowy. Wykonawca uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu.

Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania nie będą podlegać ocenie.

Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

Miejsce i termin złożenia oferty.

Ofertę i oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych i osobowych należy złożyć na piśmie, osobiście lub przesłać pocztą na adres: Fundacja Związku Kultury Fizycznej „Olimp”, ul. Konwiktorska 9, 00 – 216 Warszawa, w zamkniętej kopercie, trwale zabezpieczonej, uniemożliwiającej otwarcie i zapoznanie się z treścią przed upływem terminu otwarcia. Na kopercie należy dopisać: „ZAPYTANIE 1/PD/2024″.

Ofertę złożyć należy w terminie do dnia 31 maja 2024 r. do godz. 12.00 (w przypadku ofert składanych drogą pocztową decyduje data stempla pocztowego). Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub niespełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Osoba uprawniona do porozumiewania się z potencjalnymi wykonawcami.

Osobą uprawnioną do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:

Przemysław Warszewski, mail: olimpfundacja@gmail.com .

Unieważnienie postępowania.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

Uwagi końcowe.
Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013r poz. 907 z póź. zm. )
Propozycje składane przez zainteresowane podmioty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Związku Kultury Fizycznej „Olimp” do zawarcia umowy. Fundacja Związku Kultury Fizycznej „Olimp” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadami wspierania realizacji zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, zlecanych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym przez PFRON.

Załączniki:

Załącznik nr1 – formularz oferty
Załącznik nr 2 – oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych i osobowych

Załącznik nr 1 – formularz oferty

OFERTA

………………………… ……………

(Pieczęć Oferenta, miejscowość, data)

Fundacja Związku Kultury Fizycznej „Olimp”

Konwiktorska 9

00 – 216 Warszawa

Dane Oferenta:

Nazwa:

Adres:

Nr tel/fax:

Adres e-mail:

NIP:

REGON:

Odpowiadając na skierowane do nas zapytanie ofertowe nr 1/PD/2024 dotyczące świadczenia usług: zakwaterowanie i wyżywienie grupy 30 osób podczas trzech zjazdów szkoleniowych (każdy po 14 dób hotelowych) oraz wynajem pomieszczeń do przeprowadzenia zajęć z zakresu obsługi smartfonu dla osób słabowidzących i niewidomych organizowanego w ramach projektu „Pomocna dłoń 2024”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu numer 1/2023 pn. „Możemy więcej”, składamy ofertę następującej treści:

Oferujemy wykonanie zamówienia zgodnie z postanowieniami zaproszenia ofertowego nr

1/PD/2024

w następującym miejscu (nazwa i adres ośrodka oraz kategoria hotelu): ……………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………

w następujących terminach:

Zjazd numer 1 ……………………………………………………………………………………………………

Zjazd numer 2 ……………………………………………………………………………………………………

Zjazd numer 3 ……………………………………………………………………………………………………

i na następujących warunkach:

Stawka jednostkowa za osobodzień pobytu z wyżywieniem: ………………………….. zł brutto

Stawka jednostkowa za dzień (8 godzin) wynajmu 1 sali: ………………………………. zł brutto

Łączny koszt usługi zakwaterowania i wyżywienia uczestników (3 zjazdy * 14 dób * 30

osób * stawka jednostkowa brutto): …………………………………………………………….. zł brutto

Łączny koszt usługi wynajmu sal: (3 zjazdy * 5 sal * 12 dni * stawka jednostkowa

brutto): …………………………………………………………………………………………………….. zł brutto

Standard wyposażenia pomieszczeń szkoleniowych:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Standard wyposażenia pokoi i łazienek:

Doświadczenie w realizacji usługi wyżywienia i zakwaterowania na rzecz osób z niepełnosprawnością wzroku w okresie ostatnich 3 lat (opcjonalnie):

Dodatkowe świadczenia oferowane w cenie usługi (opcjonalnie):

Inne ważne informacje (opcjonalnie):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

Data i podpis Oferenta

Załącznik nr 2 – oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych i osobowych

………………………… ……………

(Pieczęć Oferenta, miejscowość, data)

Dotyczy zapytania ofertowego nr 1/PD/2024 z dnia 21.05.2024 r. w ramach projektu „Pomocna dłoń 2024” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Oświadczenie

Składając ofertę dotyczącą usługi zakwaterowania i wyżywienia oraz wynajmu pomieszczeń w ramach projektu pt. „Pomocna dłoń 2024”, oświadczamy, że:

a) zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego numer 1/PD/2024 i uznajemy się za związanych zawartymi w nim postanowieniami.
b) posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i jesteśmy właścicielem lub zarządzamy obiektem.
c) obiekt, w którym świadczona będzie usługa, spełnia standardy dostępności dla osób niepełnosprawnych zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa
d) posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
e) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
f) nie posiadamy powiązań z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

– uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

– posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,

– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

g) w przypadku wyboru mojej oferty, zobowiązuje się dostarczyć oryginał lub kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających informacje zawarte w pkt. 3 zapytania.
h) w przypadku wyboru mojej oferty, zobowiązuję się podpisać umowę i zrealizować usługę zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym,
i) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Związku Kultury Fizycznej „Olimp” na potrzeby realizacji projektu.

………….., dnia…… ………………………………………………………………………………

Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy

Czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem i pieczęć firmowa